2020. aasta lõpus osales Elamusstuudio meeskond EAS-i poolt korraldatud toote- ja teenusearenduse programmis, mille käigus töötati välja hübriidürituste tööriistakast. Kuidas täpsemalt see protsess välja nägi ning millega on tegemist „hübriidürituste tööriistakasti“ näol, rääkisid lähemalt Elamusstuudio projektijuhid Katriin Hunt ja Mihkel Lubi.
Kuna hübriidüritused said tõelise hoo sisse just koroona ajal ning kindlasti on neid, kes pole eales ühelgi hübriidüritusel käinud, siis palun selgitage lähemalt, mis täpsemalt on hübriidüritus ja mis on selle peamiseks erinevuseks võrreldes tavapärase live-ürituse või virtuaal-üritusega?
(Katriin) Määratlus, kas tegemist on live-, virtuaal- või hübriidüritusega käib publiku kaudu. Kui rääkida kliendiüritustest, siis enne 2020. a märtsikuud olid inimesed harjunud üritustest osa võtma live’s – kõik külalised kogunesid samal kellaajal samasse kohta ning võtsid osa samast programmist. Ka enne koroonat oli aeg-ajalt võimalik live-üritust jälgida ülekande vahendusel, kuid see oli pigem erand kui reegel. Kui aga koroona möllama hakkas, oli ainsaks võimaluseks külalised üritusele saada läbi koduste nutiseadmete ja live-üritustest said virtuaal-üritused. Virtuaalüritusel ei ole osalejad anonüümsed ja teineteist nähakse nutiseadme kaamerapildi vahendusel.
Hübriidüritus aga on selline ürituse formaat, kus on olemas kaks publikut – inimesed üritusel kohapeal ja need, kes jälgivad üritust kodust või mujalt ülekandena.
(Mihkel) See on tegelikult praegu debateeritav, et mis siis lõpuks on hübriidüritus. Mõned arvavad, et kui sul on koha peal crew, kes üritust korraldab, kuid publik on kõik virtuaalselt, siis on tegemist juba hübriidüritusega. Ma siiski kaldun selle poole, et need inimesed, kellele ürituse kommunikatsioon on suunatud, need inimesed peavad olema nii saalis kui ka virtuaalselt, alles siis on tegemist hübriidüritusega. Hübriidürituse üks oluline osa on publiku aktiveerimine. Inimestega, kes on virtuaalis, tegeletakse ja korraldaja on läbi mõelnud selle, kuidas külalised saalis ja ekraani taga omavahel kokku saaks.
Mis te arvate, kas see ürituse formaat on populaarne ka pärast seda, kui koroona on vaibunud?
(Katriin) Ma olen selles täiesti kindel. Näiteks Kuldmuna Gala tavaline ülekanne toimus kolm aastat tagasi. See oli hästi lihtsa formaadiga, tavapärane ülekanne, millest võttis tol korral osa umbes 1000 inimest. Järgmisel aastal lisati ülekandele eraldi kommentaatorid. Möödunud aastal, kui oli koroona-kevad, oli kogu gala täielikult ülekandena, millest võttis osa 4000 inimest. Sellel aastal toimub üritus juba hübriidina - publik kaasatakse nii virtuaalis kui ka lives. Tundub väga kahtlane, et klient telliks järgmisel aastal vaid klassikalise gala ilma ülekandeta. Usun küll, et tulevikus on ka publikul juba teatav ootus, et vajadusel on võimalik üritusest osa saada virtuaalselt.
Elamusstuudio on üks Kuldmuna Gala 2021 korraldajatest ja Kuldmuna Gala on kohe-kohe toimumas (1.juuli 2021). Kas saate juba öelda, missugused hübriidürituse elemendid on sellel üritusel esindatud?
(Katriin) Kuldmuna saab olema vähesel määral hübriid, kuid mõned tükid meie tööriistakastist on esindatud ka Kuldmuna galal. Me kaasame publikut, meil on eraldi hostid hübriidi jaoks ja kõik on väga hästi läbi mõeldud. Seekord on eriti äge see, et me kanname virtuaalis üle žürii kommentaare kuldmuna saanud töödele! Tavaliselt on seda tehtud järelkaja konverentsina, kus saab kuulata, miks žürii mingi töö kullale valis. Lisaks on olemas erikaamerad ja eriprogramm, mis kohaldatud just täpselt Kuldmuna virtuaalpublikule. Tänu erikaameratele, mis antakse ürituse toimumise ajal publikus olevate agentuuride kätte, on võimalik virtuaalis kogeda ja näha, mis siseringis publikus koha peal toimub. Erinevus on siis selles, et see kaamera on agentuuride käes, mitte operaatori käes. Samuti on võimalik virtuaalsel publikul ülekande ajal publikuga suhelda, hääletada, chattida. Ehk siis olemas on kõik see, mis teeb sellest üritusest hübriidi. Lisaks toimub paar interaktiivset mängu, kuid siinkohal lõpetan nö spoilimise las mõned asjad jäävad ka Kuldmuna Galal avastamiseks;).
EAS Disaini meistriklassis loodud „Hübriidürituse tööriistakast“ – mis see endast õigupoolest kujutab?
(Mihkel) Üleskutset osaleda nägin Kaarel Mikkini (Brand Manual) seinal, kus EAS kutsus ettevõtteid osalema
. Selleks, et kandideerida, pidi presenteerima toodet / teenust, mida soovime arendada. Igat meeskonda saatis disainijuht ning meie nö mentoriks sellel teekonnal oli Rauno Pello. Osalesime viiel sessioonil, kus räägiti design-thinkingust ja tegime hulgaliselt praktilisi ülesandeid. Protsessi käigus arenes ka meie algne idee „virtuaal-layer tavaüritustele“ hoopis selleks, mida kutsume täna “Hübriidürituste tööriistakastiks”.
Aga mis see meie loodud Hübriidürituse tööriistakast ise on? Sisuliselt on tegemist konteineriga, kuhu on kogutud üle maailma erinevad hübriidüritustel kasutatud lahendused ja pakutavad teenused / platvormid. Tööriistakastis on esindatud sahtlid, nagu näiteks keskkonnad, esinejad, tegevused, integreerivad tegevused, tehniline sahtel (kaamerad jm).
Me katsetame konstantselt tööriistakastis olevaid lahendusi ja suudame öelda, mis töötab, mis mitte, mida on mõtet teha ja mida mitte. Kuna iga üritus on erinev, siis lihtsustab see tööriistakast projektijuhtimist ja võimaldab meil klientidele pakkuda hõlpsasti maailmas kasutatavaid efektiivseid lahendusi edukaks hübriidürituseks.
Tõsi on see, et kuna tegemist on IT-lahendustega, mis on oma olemuselt tohutult kiiresti arenev valdkond, siis on tööriistakasti sisu pidevas muutumises nagu Tallinna linn - see ei saa kunagi päris valmis. Me töötame süstemaatiliselt selle nimel, et selle sisu oleks igati up-to-date.
Mainisite, et teie tööriistakastis peituvad ideed peavad olema pidevas liikumises ja up-do-date. Kust soovitaksite ammutada infot ja ideid nendel, kes soovivad proovida omal käel hübriidürituse korraldada?
(Mihkel) Loomulikult hoiame ennast kursis nii Eestis kui mujal toimuvaga. Mitmed virtuaal/hübriidürituste platvormid pakuvad väga head võimalust nende uusisvoos olla ja saada nendepoolset pidevat best practice kogemust (Bizzaboo, meetyoo jt). Kindlasti on võtmeks ka koostöö erinevate tehniliste partnerite ja ka teiste agentuuridega Eestis ja mujal- oleme kõik ju selles uues maailmas alles algusjärgus ja parem on koos kiiresti edasi liikuda kui nurgas nokitsedes ämbreid kolistades ise pusida.
Oluline on ka osaleda võimalikult paljudel hübriidüritustel, sest kõige olulisem on mõista, missugune on publiku kasutajakogemus ning seda ei saa muudmoodi kui olla ise publikus terve ürituse vältel.
Mis on plaanid tulevikuks seoses Hübriidürituste tööriistakastiga?
(Mihkel) Igale üritusele, mida korraldame, proovime pakkuda kasvõi ühe asja tööriistakastist, et koguda kogemusi seoses iga tükiga, sest fakt on see, et iga idee on üks moment uus ja vajab katsetamist praktikas.
Samuti on nii praegu kui ka tulevikus eesmärgiks süstemaatiliselt hoida tööriistakasti töös ja pidevalt uuendada, mistõttu on oluline hoida end kursis maailmas pakutavate tehniliste lahendustega. Kogutud ideid arutame igapäevaselt, kuid teeme ka tiimisiseseid ideepäevi, kus tööriistakasti kogutud mõtted üle käime, vananenud välja viskame ja uued asemele paneme.